Comienza a utilizar los datos a tu favor

“Lo que no se mide no se puede mejorar” es una frase que se escucha recurrentemente en la industria y que ha llevado a organizaciones a través del mundo a crear registros inmensos de información; desde parámetros cambiantes a lo largo de sus procesos, hasta características específicas sobre un producto vendido, bajo la premisa de que al registrarlo se está midiendo y que, por ende, se tienen en control los procesos. 

Erróneamente se cree que almacenar información en una base de datos o simplemente en una hoja de cálculo es suficiente para asegurar una toma de decisiones “informada”. Sin embargo, si los datos no se limpian, organizan y presentan adecuadamente, esos registros pasan a ser completamente inútiles, incluso pueden llevar a conclusiones contrarias a lo que se obtendría si se analizara correctamente la información.

Pero, ¿cómo aprovecho los datos que ya tengo almacenados? Definitivamente hay muchas maneras de sacar provecho de la información que se genera en una organización, desde el control de un proceso para identificar variaciones indeseadas, hasta el uso de información histórica para la creación de pronósticos. Lo importante está en empezar a trabajar con los datos para obtener información nueva y valiosa que nos permita tomar decisiones más acertadas.

Adentrarse en la cantidad de datos almacenados en una empresa puede ser algo abrumador al inicio pero, por esta misma razón, existen una serie de puntos clave que te pueden guiar para comenzar con esta tarea:

1. Definir qué se quiere medir y por qué

Probablemente al inicio cuentes con una infinidad de registros y miles de variables, por lo que el primer paso es definir qué es lo que quieres observar de tal forma que puedas acotar la información con la cual comenzarás tu análisis. En este momento simplemente se busca definir el indicador a monitorear, independientemente del valor ideal que dicho indicador deba alcanzar.

Una vez definido aquello que quieres medir, es importante identificar la razón por la cual quieres hacerlo. Un indicador clave debe ser aquel que está relacionado con los objetivos que pretendes alcanzar. No vale la pena invertir tiempo y recursos en monitorear algo que no impacta de forma positiva o negativa a tus objetivos. 

2. Identificar qué variables se necesitan y cómo se recolectarán

En la mayoría de los casos los indicadores clave se componen de diversas variables individuales, las cuales deben ser recolectadas de manera efectiva para obtener valores correctos. Es por esto que si aún no se cuenta con dicha información almacenada, se debe determinar el método de recolección a utilizar y los mecanismos que permitan asegurar la calidad en los datos recolectados.

3. Determinar cuál es el valor ideal del indicador seleccionado

Monitorear un indicador por sí solo no aporta mucha información si no se cuenta con un valor o rango de referencia con el cual se pueda comparar. A estos valores se les conoce como especificaciones o límites de especificación y están directamente relacionados con los requerimientos de la empresa o el cliente. Dicho de otra manera, este valor o rango es aquel que se desea alcanzar.

Sin embargo, es altamente recomendable que antes de determinar las especificaciones, también se realice un análisis que permita conocer el rendimiento real que tiene el proceso, de tal forma que se pueda determinar si éste es capaz de alcanzar las especificaciones o es necesario hacer ajustes en el mismo para obtener los resultados deseados. 

4. Definir cómo se presentarán los datos

Por último, una vez que cuentas con el indicador a medir, el rango de aceptación y la información recolectada, se debe presentar de tal forma que facilite el análisis de la misma. Existen múltiples maneras de presentar información tales como gráficas, tablas y scorecards de resultados. La decisión de cuál utilizar dependerá de factores tales como la naturaleza del indicador, si los datos son cualitativos o cuantitativos, si su comportamiento se debe de analizar a lo largo del tiempo o si simplemente se quiere monitorear el valor de un momento preciso, entre otros.

Como se puede ver, utilizar la información que genera tu empresa va más allá de simplemente registrar los datos, pero eso no significa que sea una tarea difícil. La parte más complicada está en dar ese primer paso que te permita comenzar a monitorearlos de manera adecuada y utilizar lo observado a tu favor. Una vez que cuentes con la información correcta tu equipo podrá sacarle el mayor provecho y todas las decisiones tomadas comenzarán a alinearse hacía el mismo objetivo. 

Referencias:

Foto de Myriam Jessier en Unsplash: https://unsplash.com/es/fotos/eveI7MOcSmw